Já dizia o Cazuza que o tempo não para! E parece que agora, na reta final do calendário, essa sensação fica ainda mais latente. O tempo não para mesmo, a gente até tenta fazer uma gestão do tempo, mas a verdade é que só nos resta administrá-lo (enquanto ele passa num piscar de olhos). Me dividindo (ou multiplicando?) em diferentes funções como empreendedora, professora, palestrante, esposa, mãe e amiga, tem dias que parecem precisar de mais de 24 horas para que eu consiga cumprir com minha agenda. Se você também precisa organizar muito bem sua agenda para conseguir priorizar o que realmente é importante, vou compartilhar algumas dicas que vão te ajudar nessa missão.
Por que é tão difícil nos priorizar?
Para algumas pessoas, fazer várias tarefas ao mesmo tempo parece impossível, mas para outras é um modo de levar vida. A verdade é que tudo está relacionado com a nossa criação, nossas crenças e padrões. Segundo Kathryn Lee, psicoterapeuta licenciada em Nova York e especializada em trauma, ansiedade e burnout, pessoas que cresceram antecipando as necessidades e os sentimentos dos outros para evitar conflitos, por exemplo, podem ter internalizado uma crença de que suas necessidades não são importantes e estão constantemente se despriorizando em detrimento de “outras agendas”. Você com certeza deve conhecer uma pessoa que acaba resolvendo tudo para os outros, mas que não faz nada pensando nela mesma.
A dificuldade de planejar e executar também pode ser um sinal de esgotamento, segundo a psiquiatra Jessi Gold, autora de “How Do You Feel?”. Um dos sintomas do esgotamento é a redução da sensação de realização pessoal. Ao se sentir improdutivo, você acaba ficando frustrado e não consegue fazer nada, nem mesmo organizar suas prioridades.
Costumo dizer aos meus alunos que não existe gestão do tempo, já que é uma variável que não está sob nosso controle direto. Mas existe, sim, a gestão do RECHEIO do tempo. Vamos então para algumas dicas que podem te ajudar a fazer essa gestão desse recheio e priorizar o que realmente importa para você?
Comece pelo que você está sentindo
O pontapé inicial é um dos mais importantes. Parar para refletir sobre o que você está sentindo e todos os fatores que contribuem para esses sentimentos é crucial para que você possa então mapear seus papéis e selecionar suas prioridades.
Uma técnica que utilizo bastante é uma pequena “sessão de descarrego” mental. A ideia dos silos mentais, inspirada pelas obras da divertida autora Sarah Knight, é ter um espaço (de tempo) e um pedaço de papel onde você possa simplesmente descarregar tudo o que tem ocupado sua mente. Preocupações fundamentais, pequenas tarefas, listas intermináveis, e assim por diante. O exercício de colocar tudo para fora é fonte de alívio, mas se não tiver continuidade, também pode ser fonte de ansiedade.
Depois dessa autoanálise, é hora de você começar a mapear prioridades para entender o que é essencial e o que é dispensável… para enfim organizar a sua agenda (e sua vida).
Coloque tudo na lista
Crédito: Suzy Hazelwood
No passado, eu achava graça de pessoas que colocam coisas básicas na agenda, como lembretes para beber água, ou o tempo com a família, por exemplo. Mas depois entendi que é importante reservar um tempo para tudo, pois o que não está na sua agenda pode acabar não sendo realizado por “falta de tempo”, e há muitas coisas que não estão indicadas na agenda que também podem acabar ocupando seu tempo…
Incluir ao longo da semana hábitos de bem-estar e saúde mental como meditação, prática de exercícios físicos e socialização podem ajudar você a se preparar para encarar a lista de tarefas que estará te esperando a cada dia.
Tire da sua mente e coloque no papel 📩
Muitas vezes, o sentimento de estar perdido ou sobrecarregado vem do fato de carregarmos tantos pensamentos conosco. A melhor forma de montar uma lista de prioridades é anotar todas as coisas que você precisa e que você quer fazer no dia, não necessariamente você irá fazer todas, mas te ajuda a cuidar de assuntos que estão ocupando seu espaço mental. Dessa forma você também se livra da responsabilidade de lembrar de um compromisso importante.
Equilibre o que te dá energia e o que te suga energia
Existem tarefas que você adora fazer, e que funcionam como uma fonte que recarrega a sua energia emocional ou mental. Por outro lado, há atividades que drenam energia e fazem com que a gente se sinta “sugados”.
Reflita se as coisas que te recarregam estão na sua lista de tarefas, pois se não estão, a chance de você conseguir fazer as coisas que te sugam energia será ainda menor. E, como adultos, por vezes não temos escolha – precisamos encarar também a parte chata da vida. 😩
Dê uma olhadinha na sua lista de atividades desta semana. Se nada da sua agenda te empolga, ou cria boas expectativas, acenda um sinal de alerta e comece a adicioná-las. Não precisam ser coisas grandiosas, como aprender um instrumento musical novo, mas podem ser coisas simples como brincar de massinha com seu filho ou assistir a uma peça de teatro com uma amiga.
Por fim, procure não se tornar um refém da sua agenda. Mesmo planejado, tente ser flexível, pois a adaptabilidade é mais importante do que a rigidez quando se trata de produtividade leve. 💜
“A persistência da memória”. Obra de Salvador Dalí
Identifique o que é importante e o que não é
Essa é a parte mais difícil da gestão de tempo na minha opinião. A hora da priorização. Há muitas dicas incríveis que você pode extrair de livros como Essencialismo, do Greg McKeown, além de ferramentas clássicas de priorização como a Matriz de Eisenhower.
A matriz sugere posicionar nossas tarefas em quatro quadrantes segundo os critérios: ‘importante’ e ‘urgente’.
Imagem: PUC Minas
O “X” da questão na Matriz de Eisenhower é o chamado Q2 (quadrante 2), composto por atividades que são importantes, mas que, por não serem urgentes, nem sempre recebem a atenção devida. Essas atividades vão ficando esquecidas e como uma bola de neve, ganham prioridade apenas quando o prazo aperta.
Recentemente descobri um aplicativo chamado “To Don’t List”, onde é possível colocar apenas três coisas na sua lista de “coisas para fazer”. Caso você coloque mais, verá o restante indo para a “lista do que não fazer”. Quando você termina uma tarefa, o item passa para sua “lista de coisas feitas”, dando uma sensação maravilhosa de dever cumprido, enquanto as tarefas que ficaram na “lista do que não fazer” desaparecerão automaticamente depois de três meses, pois significava que talvez não devessem mesmo ser feitas… Parece algo bobo no começo, mas tudo faz sentido para nosso cérebro. Ao não riscarmos algo na nossa lista, a sensação da pendência ou da atividade não resolvida gera ansiedade e pode até acarretar em frustração.
Precisa de uma ajuda?
Sabemos que a gestão de tempo é muito mais do que apenas saber priorizar as coisas certas, mas usar da melhor maneira o tempo que temos. No mundo profissional, isso pode ser feito otimizando reuniões com técnicas de produtividade, comunicação e storytelling. 🍀 Se estiver precisando de uma ajudinha para desenvolver essas capacidades, me manda um oi para pensarmos juntos em ações de treinamento com foco em gestão de tempo e produtividade leve.
