Fim de ano, época de trabalho remoto, escalas, retrospectivas, metas e objetivos alcançados. Mas… e se você fizesse uma retrospectiva de quantas reuniões você participou que poderiam ter sido um e-mail em 2025, esse número seria alto ou baixo? Desde a pandemia, o mercado vem olhando com mais carinho para as horas gastas em reuniões e sobre como isso pode afetar o desempenho do time. Neste artigo, convido você a conferir algumas dicas de como realizar apenas as reuniões realmente necessárias. Aliás, essa pode ser uma meta interessante para adotar no seu planejamento…
É claro que a IA ajuda a otimizar nosso trabalho e a economizar tempo. Ela pode, por exemplo, acompanhar a reunião e depois enviar um resumo escrito do que foi dito – aliás, isso não é ótimo? O problema é que existem dois lados dessa moeda. Graças à tecnologia, o ritmo de trabalho está ultrapassando nossa capacidade de acompanhamento. Agora, lidamos com uma avalanche de dados, informações e comunicações ininterruptas. Passamos cada vez mais tempo separando o essencial do ruído, lidando com curadoria e nem sempre com criatividade. E, enquanto pensamos estar sendo muito produtivos, estamos gerando sobrecarga cognitiva, nos habituando à falta de profundidade e até deixando de trabalhar de maneira criativa e inteligente.
A Microsoft realizou uma pesquisa com 31 mil pessoas em 31 países diferentes e analisou trilhões de sinais de produtividade do Microsoft 365, juntamente com tendências trabalhistas do LinkedIn Economic Graph. A constatação é que o efeito das reuniões excessivas não afeta apenas a produtividade, mas a inovação também.
Quase 2 em cada 3 pessoas (64%) dizem ter dificuldade em encontrar tempo e energia para realizar seu trabalho — e essas pessoas têm 3,5 vezes mais chances de também enfrentar dificuldades com tarefas que exigem inovação e pensamento estratégico. E quase 2 em cada 3 líderes (60%) já estão sentindo os efeitos, afirmando que a falta de inovação ou de ideias inovadoras em suas equipes é uma preocupação.
Precisamos nos comunicar tanto?
Segundo a mesma pesquisa, passamos mais tempo nos comunicando do que realmente criando. Você possivelmente experimentou isso na prática neste ano. Em dias de “agenda cheia de reuniões”, o turno da noite acaba sendo o único momento em que conseguimos “trabalhar de verdade”.
Nos aplicativos da Microsoft 365, o funcionário médio gasta 57% do seu tempo se comunicando (em reuniões, e-mails e chats) e 43% criando (em documentos, planilhas e apresentações).
Fonte: Relatório Anual do Índice de Tendências de Trabalho
E nesse cenário, as reuniões se mostram verdadeiras vilãs. A maioria das pessoas afirma que é difícil fazer brainstorming em uma reunião virtual (58%) ou acompanhar o que foi discutido se entraram atrasadas (57%), que os próximos passos ao final de uma reunião nem sempre são claros (55%) e que é difícil resumir o que foi discutido (56%). Além disso, desde fevereiro de 2020, as pessoas participam de três vezes mais reuniões e chamadas no Teams por semana.
Mas, pensando nas promessas-profissionais de Ano Novo, o que podemos fazer para economizar nosso tempo em reuniões e direcionar para a criação e a inovação? Vou falar mais a seguir.
Como criar reuniões realmente necessárias
Uma frase a ser evitada em sua empresa em 2026 é aquela do meme: “essa reunião poderia ter sido um e-mail”. A Fast Company reuniu algumas dicas de como criar reuniões realmente necessárias com base na opinião de líderes que conhecem bem esse problema. Vem conferir algumas delas.
- Reserve um dia para o trabalho focado
Não podemos negar: uma reunião no dia, a depender do teor e condução, já pode ser capaz de nos deixar menos produtivos e focados. Uma boa dica é implementar um dia (ou mais!) sem reuniões na agenda da semana. Dessa forma, a equipe consegue resolver pendências e desacelerar, a comunicação pode ser mantida de maneira assíncrona, por meio de chats online, por exemplo.
- Decida quem realmente precisa participar de reuniões e quem precisa saber dela
Quem nunca entrou em uma reunião e não falou uma palavra, mas o que foi dito era importante para o seu trabalho? Com ajudantes de IA, é possível gerar anotações, gravações e atas das reuniões e enviar para quem realmente precisa saber sobre o que foi tratado, sem ter a necessidade de abrir espaço na agenda dessas pessoas para participarem da conversa.
- Crie metas claras – por escrito
Crédito: Christina Morillo
As chamadas “reuniões de alinhamento”, agendadas de maneira recorrente no calendário, são comuns em projetos de longa duração, ou para marcar os combinados ao início de cada semana. É nelas que é decidido o que será feito e quais metas foram alcançadas, mas a rotina de reuniões recorrentes traz consigo alguns perigos. Uma prática simples que ajuda a trazer pragmatismo é ter as metas de cada encontro pré-definidas e compartilhadas com os participantes. O objetivo aqui não é abolir as reuniões de alinhamento, pois as conversas criativas e as trocas são válidas e necessárias, mas garantir foco e produtividade nesses momentos.
- Busque sempre o apoio das lideranças
Para melhorar a quantidade e a qualidade das reuniões, é preciso que a cultura da empresa também caminhe para esse objetivo, e portanto, que as lideranças apoiem essa ideia. De nada adianta você implementar um dia sem reuniões, e as lideranças continuarem com velhos hábitos, ou até mesmo desrespeitarem uma nova cultura que está sendo desenvolvida. As equipes observam como seus gestores se comportam para entender o quanto devem levar uma nova política a sério. Por isso, para que a iniciativa funcione a longo prazo, é fundamental que as lideranças deem o exemplo.
- Seja intencional com a agenda de reuniões
Como eu disse anteriormente, meu objetivo não é abolir as reuniões, mas torná-las intencionais e úteis. Algumas premissas que você pode passar a adotar: participe apenas de encontros com pauta clara e objetivos definidos. Sempre que der para acessar a informação de forma assíncrona ou deixar que alguém da sua equipe participe sem você, melhor ainda! Aproveite para exercitar o desapego e empoderar colegas e parceiros.
Sua agenda é um reflexo das suas escolhas, e mais profundamente, dos seus valores.
Uma promessa para 2026? Valorizar seu tempo.
Em 2024 e 2025 realizei treinamentos e workshops sobre reuniões produtivas que ajudaram diversas empresas a investirem melhor seu tempo e de seus colaboradores. Curiosamente, quanto mais ferramentas dispomos para fazer gestão do tempo, mais a gestão de tempo vem se tornando um desafio nas empresas. O grande número de dados e informações que temos que lidar todos os dias gera sobrecarga, ansiedade, e pode até mesmo estar relacionado a problemas de saúde mental nas organizações, como estudamos este ano na Pós-Graduação em Gestão do Bem-Estar Organizacional, da PUCPR.
Quer levar esse tema para a sua empresa e aplicar práticas saudáveis e produtivas para se relacionar com o tempo em 2026? Me manda um oizinho! 💜 Vai ser um prazer compartilhar esse tema para mais pessoas e ajudá-las a terem “mais tempo” para fazerem o que realmente importa.
A grande linha divisória entre o sucesso e o fracasso pode ser expressa em três palavras: ‘Não tive tempo.’ Franklin Field
